ノウハウ

PDCAサイクルの上手な回し方 / 事例を元に面白く解説!

 

こんにちは!人事マスクです。

よく耳にするPDCAサイクル。皆さんは本当に理解していますか?

重要なことは、実際うまくPDCAのサイクルが回っているのか。と言うこと。

 

今回は人材業界10年の私の視点からそのPDCAサイクルの上手な回し方について、情報提供できればと思います。

 

そもそもPDCAサイクルとは

 

PDCAサイクルとは、営業や生産管理などの業務進行を継続的に改善しながら、上手く回しいくためのフレームワークの一つです。

 

Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)

の 4つの段階を上手に繰り返すことによって、業務を継続的に改善していきます。

 

ではそれぞれのPlan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の

詳細を一緒に確認していきましょう。

 

Plan(計画)とは

 

PDCAのPlan(計画)とは目標を設定し業務計画を作成することを指します。

まず解決したい問題や課題を見つけそれに対して目標や理想像を設定します。

 

そして目標に対して必要な情報を収集し、解決策を考えて計画を立てます。PDCAサイクルを意識していなくても日々の業務で行っているのではないでしょうか?

 

 Do(実行)とは

 

PDCAのDo(実行)はPlan(計画)→で立てた計画を実際にやってみることを指します。目標に対しての問題や課題を解決するための方法をPlan(計画)で見つけ Do(実行)で少しずつ試します。

 

大事なのは試した方法が有効だったのか、無効だったのかをしっかり認識することです。方法をただ試すだけでは効果はありません。次の段階で必要になります。

 

Plan(計画)で立てた計画を実施する際に最初から完全に計画を実施するのではなく、テストしながら少しずつの実践が良いでしょう。

 

※完全に計画を実施すると無効だった場合かなり時間をロスしてしまいますし修正が利きません。

 

Check(評価)とは

 

PDCAのCheck(評価)計画に沿って実行できたのかを評価することを指します。

 

このCheckの段階で試してみたDo(実行)の結果をPlan(計画)の想定と比較、分析します。Plan(計画)の解決策が有効なのかどうか評価しましょう!

 

Act(実行)とは

 

PDCAの Act(改善)とは実施結果を検討し業務の改善を指します。

簡単にPlanで計画して、 Doで実行して、 Checkで結果を評価し最後の段階で行います。

 

PDCAサイクルと呼ばれている所以は、PDCAはサイクルとなっており、始まりも終わりがないからです

 

最後のAct(改善)の段階が終了して改善した時点をまた新たなスタートラインとして、より良い解決策を探し続けることになります。

 

PDCAサイクルの活用例(彼女を作るためのPDCA)

 

目的、目標は6か月以内に彼女を作ること!と仮定しましょう。わくわくしますね!

そのPDCAサイクルを一緒に考えてみましょう。

 

Plan(計画)を作ろう!

 

まず初めに彼女を作るための計画を立てましょう!

 

仮に、今回立てた計画(Plan)

 

見た目を良くした上で、出会いの場(機会)を増やし、

質と数を両立して向上させることで「6か月以内に彼女を作る」という目標を達成させることとします。

 

手段としては、ジムに行ってスタイルをよくする、美容院に行く、おしゃれな服を買う、合コンに行く、友達に紹介してもらう、マッチングアプリを使う。等、

いくつも思いつきますよね!

 

今回の具体的なPlanとして、

 

①ジムに週3回通って有酸素運動1時間・筋トレ1時間を行う

②合コンには週1回参加する

③1回の合コンで4名と出会うとし、合計16名と出会う

 

の4つを徹底することを計画立てたとします。

 

Do(実行)しよう!

 

では実際にPlan(計画)で立てた計画を Do(実行)します。

上記で立てた③つの計画を、何が何でもやりきります。

どれだけ筋肉痛が辛くても、合コンが苦手でも、物理的に不可能でない限り

やりきることが非常に重要な指標となります。

 

Check(評価)で振り返ろう!

 

Check(評価)での重要な評価項目は以下です。

 

①「計画通りにDoはできているか?」

 

→ジムはしっかり通えているか?筋トレは必要な量を行えているか?

→合コンには必要数参加できているか?等

 

②「そもそもPlanは現実的だったか?」

 

→ジムに通う時間を生活から捻出できるか?

→合コンにたくさん参加するだけの貯金はあるか?等

 

③「Doの効果は出ているか?」

 

→筋トレの効果は出ているか?(体重〇kg減等)

→合コンで好みのタイプの異性に出会えたか?等

 

④「Doの効果進捗は、目標達成に対し適当か?」

 

→6か月後の目標体重に対し、減り方は順調か?

→16人出会いたい。という目標に対し、参加した合コン数は十分か?等

 

⑤「もっと効果的な手段はないか?」

 

→見た目を良くするには、ジムよりも食事制限のほうが効果が早いのでは?

→合コンよりもマッチングアプリのほうが好みの女性に会えるのでは?等

 

仮に今回のCheckでは

 

■ジムに通う時間はあり、目標の週3回も継続して通うことができている。→◎

■少しではあるが体系に効果が表れており、数か月後には大幅な改善が見られそう→〇

■合コンには必要数行ったものの、好みの女性には1人も出会えなかった→×

 

という結果が出たとしましょう。

×の評価となった、合コンという手段についてActフェーズで改善を行う必要があります。

 

Act(改善)しよう!

 

今回上記のCheckフェーズで評価された結果から、

 

ジムに通うという行動進捗や効果には問題がなさそう →そのままジムを継続

合コンは行ったが効果進捗が悪い →他の手段に変更

 

次はより好みの女性に合う手段として、マッチングアプリを活用してみよう!

というような改善方法をとります。

 

ここまでがPDCAの1周目となり、2周目からは1周目のActで改善した動きがどうだったか。(例/マッチングアプリで好みのタイプに必要数出会えたか?等)

ということを再度Checkし、またActする。というサイクルを回すことが重要です。

 

少し簡単すぎましたがこのように、実はPDCAサイクルと気づいていない方も自然と実践しているケースがあります!

 

では、本題のPDCAサイクルがうまく回っていない人と回っている人を考えてみましょう。

 

PDCAが回っていない時に見られる特徴4選

 

業務を遂行する中でPDCAサイクルうまく回っていないケースが非常に多くあります。

その主な原因は4つです。

 

①Do(実行)が計画通り行われていない

 

うまくいかない原因として Do(実行)を完遂できていないことが挙げられます。

 

Do(実行)ができない理由は2パターンあり、

(1). Plan(計画)に無理があった。

(2). 途中でさぼってしまった。の2つです。

 

Check(評価)をするために前段階で Do(実行)が必要です。

(1)が原因で(2)を誘発してしまうケースも多くあるため、

Plan(計画)の段階で現実的な目標値を設定することが非常に重要です。

 

※PDCAサイクルのPlan(計画)では決して自分のキャパシティを越えるような非現実的な内容ではなく無理なくできることを考えましょう!

 

②PとDだけ行い、CとAが疎か

 

このパターンの方は比較的に多く感じます。PDCAサイクルの中のCheck(評価)と Act(改善)が欠落しているパターンです。

 

つまり、

通常 はCheckしてから Actし、Plan(もしくはCheck)へとサイクルを回しますが、

Planに対してDoを行い、目標に対して想定が乖離している場合、

分析・評価をせずに、全く新しいPlan(計画)を Do(実行)するのです。

 

Plan → Do → Check → Act

→ Plan(Check) → Do(Act) の順でサイクルが回っている

Plan → Do → Plan → Doの繰り返し

 

このように、結果を分析して適切に行動するのではなく、

ただの作戦変更を行ってしまうと、「何が悪かったのか?」「どこを改善すべきか?」ということがわからないままに新しい計画が実行されてしまいます。

 

この場合、仮に成功しても「なぜ成功したか?」が分からない為、

再現性のない成功、つまり「たまたま良かった」という結果が生まれてしまいます。

 

③ Act(改善)が早すぎる

 

ベンチャー企業やせっかちな人に多いのですが【走りながら考える】パターンでよく見受けられます。

 

Do(実行)をしてもCheck(評価)に適切な時間が取れずに次のPlan(計画)がしっかり立てられないパターンです。

 

成果を急ぎすぎて Do(実行)の最中に変更を多く実行するためPDCAのサイクルがうまく回らないということが起きます。

 

そしてそれを続けると様々な要因が複雑に絡まって分析できなくなりノウハウではなくただの結果論になってしまいます。

 

④計画倒れになる

 

2つ目の真逆で、分析と計画に時間を費やし肝心の Do(実行)が疎かになってしまうパターンですね。

 

Plan(計画)だけが繰り返され、正解を突き止めるまでに時間がかかり Do(実行)の時には既に市場やトレンドが変化してしまっている状態です。

 

正しいと思って Do(実行)しても間違っている可能性も大いにあります。重要なのは間違うことをおそれすぎず、

 

間違ってもしっかりCheck(評価)して Act(改善)してPDCAをスムーズに回すことがポイントになります。

 

では1番重要などうやったら回せるのかを見ていきましょう。

 

PDCAが回っている時の特徴3選!

 

ではPDCAサイクルをうまく回している人はなぜうまく回っているのか。うまく回っていない人の逆をすればいいんですよね!3つのポイントを見ていきたいと思います。

 

①Plan(計画)を明確にすること

 

PDCAサイクルにおいて目標、目的は1番重要です。そもそものPlan(計画)が目標、目的に沿っていない場合、自分が何のために行動しているのか見失ってしまいます。

 

1つ1つの仕事の目標と目的を明確に言語化して実際に Do(実行)している人は成果がでそうなイメージが沸きませんか?

 

②定期的に確認をすること

 

定期的に現状を確認し進捗の状況を把握します。もちろん確認するだけではなく次のステップの改善策や代替案を考えながら行動することが大切です。

 

そうすれば無理せずに、自分のペースを掴んでPDCAサイクルを回せますね!

 

③レポーティング

 

目標と進捗の状況を確認しつつ、その内容をレポートにまとめましょう。そうすると変化に対してその要因を分析できますね!簡単なエクセルなどでも何度かサイクルを回すと見えてきます。

 

また前回の施策の結果から改善し実行した後、どのような影響をもたらしたかが常に分かるようにしておくことも重要ですね。

 

PDCAサイクルを回すメリット

 

PDCAサイクルを活用するメリットは大きく3点

 

低予算でソリューションのテストと、テスト結果の評価が出来る

解決策の流れや方法が確立される前に、効果を分析することが出来る

効果的なソリューションのみを実行でき、時間が節約出来る

 

まとめ

 

PDCAサイクルは、全ての業界と部門における問題を解決することができる簡単で効果的な方法です。ビジネスに限らず、「完璧なもの」はそうそう無く、常に何かしらの改善余地があります。

 

PDCAサイクルを回していく上で、大切なことは

 

■目標・目的を明確に設定すること

■特にCheck(評価)に重点を置き、分析と改善を繰り返すこと

です。

PDCAは仕事以外だけではなく、普段の生活でも活用することができます。

 

みなさんも、まずは普段の生活の身近なところから、PDCAサイクルを取り入れてみてください。