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交渉力、商談力を上げる~PREPフォーマット/DESCフォーマット

 

労務や人事など、人にまつわる業務が多いのが人事担当!よって人にまつわる仕事が多いので円滑なコミュニケーションを取る能力が求められるかと思います。

 

今回は、どのような人でも実践できる相手に伝わりやすい話し方や、考え方、コミュニケーションのコツをご紹介したいと思います。

 

人事のみならず営業の方も商談の際に有効になるのでご覧いただくことをお勧めします!大きく分けて2つのステップに分かれており冒頭お伝えしております、PREPフォーマットとDESCフォーマットとなります。

 

ポイント:PREPフォーマット

 

伝えたいことをわかりやすく説明するには、内容を話す順番がポイントとなります。そこで参考にしたいのが、プレゼンテーションでも有効とされているPREPフォーマットです!

 

PREPとは下記の略語でありその順番で話を進めるとわかりやすく伝わるとされています。

 

  • Point
  • Reason
  • Example
  • Point

 

Point=ポイント

 

話の要点や結論を簡単に述べましょう。何について話すのかをはじめに明確にすることで、相手の理解度がグッと深まります。

 

Reason=理由

 

最初に述べたPointの理論的背景をわかりやすく説明しましょう。

 

Example=具体例や事例を示す

 

結論を先に述べたら、次にその理由を説明し納得を促します。さらにより明確にイメージを持ちやすいように具体例に話を落とし込んでいくという流れとなります。

 

Point=もう一度結論を念押しして、話をまとめましょう。

 

PREPフォーマットが優れているポイント

 

理由と結論の順を逆にして、相手が何を話すのかなと身構えているところに要点・結論を先に伝え、そのあと説明へと掘り下げる流れになっているところです。

 

相手の理解度は話す順番と内容を工夫することで、飛躍的にアップします。

 

ポイント2:DESCフォーマット

 

次におすすめするDESC法というフォーマットは、相手の主張を聞きながら丁寧に自分の意見を述べ、妥協案を提案することができるフォーマットとなります。

 

例えば、人事担当の業務では部署間の調整が多く、自分が要望したり、逆に相手から要望を受けたりすることが多いのでそういった場面で有効となります。

 

DESCは下記の略語となります。

 

  • Describe:状況・事実の描写
  • Express:意見の表明
  • Suggest:提案
  • Consequence:結論

 

簡単な例を使ってご説明したいと思います。人手の足りないスーパーに要員を出してほしいとお願いしたが、相手から「人を出せる余裕は無い」と断られた場合で考えましょう。

 

Describe

 

まずは相手の主張を認めながら、状況を詳しく説明していきましょう。

 

「ぎりぎりの人員で仕事を回しておられることは承知していますが、スーパーでは休職者が出てしまいさらに厳しい状況です。(Describe)」

 

Express  Suggest

 

次に、自分の主張を述べ、対処策を提案しましょう。

 

「何とか業務上関連性の高い○○課から何人か探して、出していただけないかと思っております。(Express)」

 

「例えば○○課に在籍している3年目の△△さんなど、一度現場に出ていただくのもよいのではないでしょうか?(Suggest)」

 

Consequence

 

提案のメリットなども具体的に加えて、結論へと結びましょう。

 

「次の異動時期には要員数を元に戻し、それまではアルバイトを雇うなど配慮をいたします。若手に経験を積ませる機会と捉えて再考していただけませんか(Consequence)」

 

上記の流れのように、相手の主張を認めながらも、丁寧に順序立てて解決策を提示していけば、相手の同意を得られやすくなるイメージが湧いてきませんか?

 

ポイント3:話の内容以外の要素の重要性

 

ご紹介させていただいたPREPやDESCといったフォーマットは理論的には有効です。しかし、あくまでテクニックであり、相手に話の内容をよりスムーズに理解・納得してもらうためのものとなります。

 

テクニックに固執するあまり礼節を欠いたり、表情が硬かったりすると、相手の心象を悪くし、うまくコミュニケーションが取れなかった。という失敗に繋がりかねません。

 

相手の印象を悪くする態度の例

 

  • 横柄な態度
  • 姿勢悪く背中を丸める
  • 自信がなさそうにオドオドする
  • 目を合わせて話さない

 

相手の印象を良くする態度の例

 

  • 背筋をきちんと伸ばす
  • 堂々とする
  • 話すときには相手の目を見る

 

相手の目をじっと見つめすぎるのも不自然なので、手元やネクタイの結び目などにさりげなく目を落としながら、自然な態度を心がけると良いですね。

 

いくら話が上手でも身なりがだらしなくては信用されません。清潔感を意識し、自分にあった服装・髪型で、「見た目」での印象を下げないように気を配ることも重要です。

 

会議だけでなく日頃のコミュニケーションを大切に

 

打ち合わせでは丁寧な態度で、にこやかに話していたのに、エレベーターで会ったら知らん顔をするような人と、よいコミュニケーションを気付けますか?難しいですよね。

 

日ごろの挨拶やちょっとした立ち話の積み重ねが、良好なコミュニケーションを形成することに繋がります。

 

仕事上とはいえ、スムーズなコミュニケーションにはお互いの信頼関係が欠かせません。話す内容や順序だけでなく、態度や応対にも気を配りながら、良好な人間関係を築くことが重要です。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか?様々なコミュニケーションにおけるポイントや手法などがネットや書籍で取りあげられているかと思います。

 

どれが正解で、どれが1番良くて、どれが1番効果的なのか。その答えは「すべて」だと私は思います。結局のところ人によると言うのが答えです。

 

結論からはなし、あとから理由を説明する方が分かりやすいのは明確ですが、順を追って長々と話をすることが好きな方もいらっしゃいます。

 

自分がやりやすいではなく、相手がどう感じるかを考えてコミュニケーションを取ることが1番重要にわたしは思います。

 

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など、様々な企業の成功事例を含めて価値ある情報をお伝えしていきます。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございます。