こんにちは。人事マスクです。今回は社会人のビジネスマナーのお話です。社会人として身に着いていなければならない“マナー”は、学校では教えてくれないことが多い。
新卒の方はもちろんのこと、既存社員の方もご覧いただくことをお勧めします。ビジネスの場におけるマナーはあなたや会社の評判、評価を左右することに繋がります。
出来ていて当たり前、できていないとマイナスの評価になるので最低限のマナーをご紹介するのですべて身に着けてください！
お辞儀の仕方
これは会社員でなくても社会人のあいさつの作法として人としての基本になりますが意外とできていない人が多いように感じます。お辞儀の角度の種類は3種類となります。
- 会釈：15度(通りすがりや、社内でのあいさつなど)
- 敬礼：30度(一般的なお辞儀など)
- 最敬礼：45度(謝罪や深い感謝を伝える際など)
さりげなくできるようにしましょう。また挨拶は先手必勝で自分から元気な声ですることを心がけましょう！
名刺交換の仕方
学生のうちにアルバイトをしている人は多いと思いますが、アルバイトではせいぜい名前を名乗る程度で名刺の交換をする機会は少ないかと思いますのでしっかり確認しましょう。
- 手順１：名刺入れは手に持っておきます
- 手順２：相手よりも下に差し出し謙虚さを示しましょう
- 手順３：両手で差し出して、両手で受け取りましょう。
- ※お互い交換する場合は右手で差し出し、左手で受け取りましょう。
- 手順４：名前や資格などに気の利いた世間話をしましょう※高難易度
名刺交換は基本中の基本です。できて当たり前の世界ですので交換する間際にもたついたりせずにスマートに行えるよう心がけましょう！
電話対応の仕方
電話は3コール以内に取りましょう。人は11秒以上待たされるとイライラするという調査結果があり電話の呼び出しの3コールに当たるのです。
電話に出たら「社名、部署名、名前」を名乗りましょう！もし3コール以内に出ることが出来なければ「大変お待たせしました」と前置きを伝えることをお忘れなく！
担当が不在の場合
先方が望む人間がいない場合には、担当が席に戻る時間を伝えたりこちらからおり返す旨を伝えたりと不在をしっかりフォローすることが大切です
伝言を承る場合
要点を得る伝言を心がけましょう！要件は5W3Hです。かけなおした際に同じ質問を繰り返し聞くことになるのは失礼に当たります。
When＝いつ／Where＝どこで／Who＝誰が／Why＝なぜ／What＝何を／How＝どのように／How many＝どのくらい／How much＝いくら
正しい言葉遣い
知らなくて使えないではなく、知っているけれども使わないという容量を得ましょう。尊敬語・謙譲語・丁寧語を完璧に使い分ける必要は無く、へりくだりすぎも逆に不快感を与えます。
よくある間違いの例とこれだけは覚えておいて頂きたい言葉遣いを紹介します。
目上の人や社外の人に対して
- ×すみません 〇申し訳ありません
- ×了解しました 〇かしこまりました
- ×知りません 〇存じ上げません
- ×行きます 〇伺います
- ×どうしますか？ 〇いかがなさいますか？
- ×ご確認お願いします 〇ご査収下さい
- ×ご苦労様です 〇お疲れ様です
- ×お世話様です 〇お世話になっております
自称と他称
- 自称：わたくし 他称：〇〇様
- 自称：弊社、当社、私ども 他称：貴社、御社
- 自称：お訪ねする 他称：ご来社する
- 自称：考え、私見 他称：ご意見、ご意向
席次に関して
これはあくまで基本のマナーとなり、人それぞれの好みを優先してかまいません！
室内の席次
出入り口から遠い順に上座→下座となります。来客の人数や窓の位置、円卓の場合などルールは様々変わりますが基礎知識さえ把握していれば大失敗はありません。
乗り物での席次
車などの乗り物は運転席の横が下座です。そして運転席の後ろの席、助手席の後ろの席、真ん中の準に上座となります。新幹線や飛行機でも同様で窓側、通路側、中央の順に上座となります。
案内のルール
エレベーターの場合
乗るとき
入り口でボタンを押し上司やお客様を案内し再度に自分が乗り、案内盤の前に立ちましょう。
降りるとき
全員が降りるまで開くボタンを押し、最後に自分が出ましょう
エスカレーター、階段の場合
考え方は簡単です。相手を見下ろす位置にならないよう心がけましょう。相手が転んだときに下であれば支えられます。実は旅行のキャリーバックも立ち位置は同じです。
訪問時のマナー
これは就活で、初めて知った方も多いかと思いますが、打ち合わせや挨拶などで会社を訪問する際、社屋にはいる際コートを脱いで受付を済ますようにしましょう。
紹介時のマナー
自分の立場から見たときに敬意を表すべき相手を後に紹介するのが基本的なマナーです。まず身内から紹介し最後に先方をご紹介する手順となります。
例：同僚→上司→先方の担当者→先方の上司と言う順になりますね！
御中と様を使い分ける
御中を使う際はその組織内の担当者が誰か分っていない際に使用します。「〇〇株式会社 御中」担当者、誰宛かわかっている際は「〇〇株式会社 〇〇様」と記載しましょう。
仕事の基本「ホウ、レン、ソウ」
近年、「ほうれんそう(報告、連絡、相談)」よりも「かくれんぼう（確認、連絡、報告）」を重視しているといった声もよく耳にしますが、「ホウ、レン、ソウ」の応用？になるのでまずは「ホウ、レン、ソウ」を理解し身につけましょう！
仕事を円滑に進めるための重要な要素として「報告、連絡、相談」の３つが挙げられます。
報告
仕事の状況を説明し、伝える内容は結論から端的に。そして経緯や意見を簡潔に伝え必要な指示を仰ぎましょう。
連絡
予定の確認や情報共有も連絡事項に含まれます。業務の遅れやクレームなどはとにかく早く、できるだけ時系列で端的に伝えることが重要です
相談
課題や問題など自分では判断しかねる場合、もしくはアドバイスが欲しい場合は相談しましょう。
まとめ
いかがでしたか？本当に基本的なマナーだけをご紹介いたしました。新卒や若手社員はこれをしっかり身に着けるだけで、まずは大丈夫です。
本来はもっと詳しく、「スーツ、メール、デスクの使い方、手土産、打ち合わせ、会議、パーティーや食事会」のマナーもお話ししたいのですがここでは割愛します。
ビジネスにおいてもプライベートにおいてもマナーとは、相手を思いやり気配りをすることで相手に不快感を与えないことが重要なのです。
別の記事では私の求人営業10年間の経験をもとに、私にしか語れない、
■採用単価を抑える方法
■面接で魅力的と思わせる方法
■媒体選定の基準
■就活生、転職希望者に役立つ情報
など、様々な企業の成功事例を含めて価値ある情報をお伝えしていきます。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございます。
