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社会人必見!年間50時間の時短仕事術。メール管理編

こんにちは!人事マスクです。今回は時間節約術について解説します。

 

社会人1年目は様々なことが初めてなのでただでさえ時間がかかります。そんな時1日8時間働くと仮定し15分の短縮ができれば年間約50時間以上の短縮ができることになります。

 

1つ1つはすごく簡単なのでこの記事を読んでほかの仲間に負けない効率の良さを持って仕事に取り組んでください!社会人数年目の方も再度一緒に確認し1つでも自分のものにしてもらえたら幸いです。

 

社会人に必要不可欠なメール管理の時短を一緒に確認していきましょう!

 

メールの読み方工夫術

 

メールを読む回数を制限すること、メールを読む時間を制限することが時短に繋がります!

 

メールの二度見をしない!

 

メール受信→読む→どうしようか考える

→放置→受信トレイを見る→放置メール発見→これ何?→また読む

メールの対応は

① その場で返信する

② 削除する

③ フォルダに保管する

④ 対応する日を決める

 

上記のいずれかが正しい対応「読んだけれど一旦置いておく」という選択肢はありません!

 

勝手に開封済みにならない設定にする

 

閲覧ウィンドウでメールを見るだけでは「開封済」にならない設定があります。ダブルクリックをしてメール画面を開く・返信・転送というアクションを取ると開封済になります。

 

<設定方法>※outlookの場合

「ファイル」⇒「オプション」⇒「メール」⇒「閲覧ウィンドウ」⇒

「閲覧ウィンドウでの表示が終わったら開封済みにする」のチェックを外す

 

これで勝手に開封済みになりませんので1つ1つをしっかり確認、対応できます!

 

メールを読む時間帯を決めよう

 

1日5回などメール処理、確認の時間をあらかじめ定期的に設定しましょう。社会人になると1日中メールが飛んできますのでずっと見ていては仕事が全く前に進みません!

 

不要な画面を削除し見やすくしよう

 

「表示」からレイアウト変更が可能です。使っていない画面は不要なのでオフに設定することで必要な情報だけをきれいに表示できます。※TODOバーや人物情報ウィンドウなどはオフにしています!

 

自動振り分けを活用しよう

 

人、メール件名、本文に含まれる文字などを自動振分にすることで、メール処理の時にまとめて読むことができます。

 

但し、振り分けても意思を持って確認する自信がない人は設定を注意してください

 

<設定方法>

受信トレイ「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」→「新しい仕分けルール」

 

※除外設定で、返信・転送メールを外したり、自分宛のメールを外すなど工夫をしないと見落とすので注意ください。

 

ビューの設定を活用しよう!

 

自分宛メール、直属上長、お客様事、至急、緊急の内容などを色づけすることで、メール処理の時に緊急度別にまとめて読むことができる。

<設定方法>

受信トレイ「表示」→「ビューの設定」→「条件付き書式」

 

考えるを早くする!思考スピードを上げよう

メールが長いと起きてしまう弊害は

 

  • 何を言いたいのか分からない
  • 読まれない
  • 大事なことを見落とされる
  • 欲しい返信がこない

 

ですのでメールは簡潔に!読む相手の視点に立ち、冒頭に伝えたいことを書き、その下に補足を書くと分かり易いですね。

納期を記載することもポイントです(○○月○○日何時までに対応希望etc)

 

メールを書く目的は「丁寧に書く」ことではなく「効率よく物事を前に進める」ことです!読む時にも、「相手の意図」「自分の対応事項は何か」を意識することが重要ですね!

 

書く・送るを早くする

 

言わずもがなですが書くことと送ることは早ければ早いほうがいいですよね!

 

タイピングを早める

 

文字を入力する速さは大切です。1分間のタイピングが150文字の人と300文字の人では年間でなんと60時間以上所要時間が変わります!1分なので自分の実力を試してください!

 

タイピングテスト

 

辞書登録をする

 

1日に3回以上打つような言葉はすべて辞書登録をお勧めします。

 

いつもお世話になります〇〇株式会社の〇〇です。ありがとうございます。お疲れ様です。〇〇です。

自分の名前や挨拶企業名やグループのメンバーのフルネームなども登録しておくと便利です。

 

<設定方法>

①登録したい単語をコピー

②言語バーのツールをクリック

③ダイアログ ボックスの[単語の登録] を選択

④[よみ] ボックスに、登録する単語の読みをひらがなで入力

⑤[単語] ボックスに、表示された単語を確認

⑥[登録] をクリック

 

*登録した単語は[ユーザー辞書ツール]ボタンをクリックすると参照/編集可能です。

 

署名登録、クリックパーツを登録して活用しよう

 

どちらも辞書登録のような方法で複数行の文章を出す方法ですね!

 

署名登録<設定方法>

受信トレイ「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」

 

クイックパーツ<設定方法>

登録文を入力⇒全選択⇒Alt+F3⇒【名前】に呼出し文字を入力⇒【ギャラリー】でクイックパーツを選択 ※<利用方法>【名前】で登録したい文字を入力⇒F3

 

 

メールで使えるショートカットキー一覧

 

マウスをあまり使わずにショートカットを使うことで大幅に効率化できます。下記は最低限のショートカットのご案内ですので是非覚えて当たり前に使用してください!

 

  • 新規メールを立ち上げる           Ctrl + N
  • 差出人だけに返信をする           Ctrl + R
  • 全返信をする             Ctrl + Shift + R
  • 転送をする                Ctrl + F
  • 宛先を確認する         Ctrl + K
  • 「高度な検索」をする               Ctrl + Shift + F
  • メールを送信する     Ctrl + Enter
  • 送受信を行う             F9
  • 送信トレイ                Ctrl + Shift + O
  • 受信トレイ                Ctrl + Shift + I
  • ウィンドウを切り替える           Alt + Tab
  • ウィンドウを閉じる Alt + F4
  • 作業を中断する         Esc
  • デスクトップに移動する           Windowsマーク + D
  • 名前を付けて保存する               F12
  • 上書き保存                Cntl+ S
  • ひとつ戻る                Cntl+Z
  • ひとつ進む                Cntl+Y

 

振り分けを使用して時短しよう

 

フォルダを整理することで探す時間が大幅に短縮できます!

 

未対応・対応中のメールだけを受信トレイに残し、それ以外のメールは削除かフォルダに保管しましょう。フォルダは社内、社外、資料、研修、重要などカテゴリ別に分けると発見しやすい。但し細かく分けると振分も検索も大変になるので注意してください。

 

よく保管するものはクイック操作登録をしておくと便利です。

ホームタブ⇒クイック操作⇒右下の表示ボタンを押す⇒新規作成で「フォルダへ移動」を選択⇒クイック操作で移動したいフォルダを設定

 

探す時間を短縮しよう

 

1日に10分メールを探すだけで年間40時間ロスしてしまいます。

 

検索を工夫する

 

検索ボックスに検索文字を入力するよりも、初めからある程度絞り込みをしましょう

 

①「F3」で検索ボックス

②「人事」と打ち込んで「↓」を押す。

③「件名」「差出人」が表示される。

④「↓」で「件名:人事」を選択。

⑤「Enter」

 

高度な検索を利用する

 

「Ctlr」+「Shift」+「F」で「高度な検索」画面が立ち上がります。

検索したいフォルダを「参照」から絞り、検索することが可能です。

 

まとめ

 

どうでしたか?社会人1年目の方々は知らなかったことも多いでしょう。いきなり全ては難しいかもしれませんので徐々に慣れていってください。

 

何度も言いますが1日15分の短縮ができれば年間約50時間以上の生産時間が生まれます!

 

人事マスクの同期は知らない歌を聴きながら、すべての歌詞をタイピングできるほどタイピングが早かったです。その動機は1年目にして様々な会議に出席し議事録を取る係にに任命され、1年目にして重要会議に出席していました。

 

先輩社員からタイピングがすごく早いということで覚えてもらえるという利点もあります。

 

別の記事では私の求人営業10年間の経験をもとに、私にしか語れない、

■採用単価を抑える方法

■面接で魅力的と思わせる方法

■媒体選定の基準

など、様々な企業の成功事例を含めて価値ある情報をお伝えしていきます。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございます。